Playbook · ClickUp · v1.0

AYOUB

MÍDIAS

Manual de operação · Como cada função usa o sistema

Em produção · 2026-05-28

Um manual de operação
construído sobre as linhas
que conectam cada função ao sistema.

Como cada pessoa na Ayoub Mídias usa o ClickUp no dia a dia — Gestor de Tráfego, Sucesso do Cliente, Dono/Estrategista e Funções de Apoio. Não é teoria: é o passo a passo do que cada um faz, quando faz e onde clica, pra a operação rodar como deveria.

Workspace
Projetos em Andamento
Estrutura
3 folders · 11 listas
01 · Fundamentos

FUNDAMENTOS

01 / 07

Antes do dia a dia de cada função, todo mundo precisa entender três coisas: como o ClickUp está organizado, o que cada status significa, e como navegar pra ver o que importa.

01.1Como o ClickUp está organizado

📁 FOLDER 01

Templates

Modelos de tarefas (Onboarding, Ongoing, Lançamentos, Perpétuo). Não se trabalha aqui — é a "fôrma" que o sistema copia ao criar cliente novo.

só o Amir mexe
📁 FOLDER 02

Operação

Onde o trabalho real acontece. Tasks de todos os clientes vivem aqui, separadas por natureza de trabalho (não por cliente).

toda a equipe
📁 FOLDER 03

Cadastros

Lista mestre Clientes Ativos — 1 registro por cliente. Toda task do Operação aponta pra um cliente daqui via campo Cliente.

Amir / CS

01.2As 4 listas da Operação

A grande mudança em relação ao ClickUp antigo: não temos mais uma pasta por cliente. Em vez disso, uma lista por tipo de trabalho — e separamos os clientes via campo + filtros.

Onboarding
(Clientes)

Integração de cliente novo. ~2,5 semanas em 5 fases.

Ongoing
(Clientes)

Trabalho recorrente do dia a dia. Manutenção contínua.

Lançamentos
(Clientes)

Lançamentos com data alvo (Clássico/Semente/Pago). 7 fases.

Perpétuo
(Clientes)

Funis que vendem continuamente. Sem "Dia D".

01.3Os 5 Statuses (workflow padrão)

Toda task vive em um destes cinco estados. Use sempre, em qualquer lista. Esse é o ABC da operação.

Backlog

Registrado, não comprometido

Parking lot de ideias e "depois". Algo que precisa ser anotado mas não vai ser feito agora. Tasks de cliente novo começam aqui até o onboarding acabar.

A fazer

Priorizado, com prazo

Pronto pra começar. Quando assume o compromisso de fazer — saiu do "talvez" pro "vai sair". Tem dono e data.

Em andamento

Alguém está executando

Mude pra este estado ao começar a trabalhar na task. Mantém todo mundo informado do que está em execução agora.

Em revisão

Aguardando aprovação

Quando terminou sua parte mas precisa de OK (seu, do Amir ou do cliente). É aqui que o Amir vê o que está represado esperando ele.

Concluído

Feito, arquivável

Task entregue e aprovada. Quem aprova fecha — não marque você mesmo se a aprovação é de outra pessoa.

Regra de ouro do Backlog Se não tem prazo e ninguém vai mexer essa semana, é Backlog — não "A fazer". Isso mantém a lista "A fazer" como uma lista real do que precisa sair logo, e não um cemitério de 300 tasks que ninguém olha.

01.4Áreas Responsáveis (o "sobre o quê")

Toda task tem uma Área. Isso permite filtrar "tudo de Tráfego" ou "tudo de CS" cross-clientes. Área ≠ Status. Uma task pode ser Área: Tráfego + Status: Em revisão.

Tráfego Sucesso do Cliente Conteúdo Web Comercial Administrativo Estratégia Outro

01.5Navegação: Group by e Filter

Group by

Cliente: vê tasks separadas por cliente (como as pastas antigas).
Área Responsável: vê agrupado por Tráfego / CS / etc.
Responsável: vê por pessoa.

Filter

Responsável = você: sua fila de trabalho.
Status = Em revisão: o que está esperando aprovação.
Cliente = X: só esse cliente.

salve as views favoritas

01.6Bot do WhatsApp · /task

Você pode criar tasks direto do WhatsApp, sem abrir o ClickUp. Só Amir, Josânia e Mariana (números autorizados) — qualquer outra mensagem é ignorada.

Modo guiado

/task revisar campanhas do Hugo

O bot cria a task, identifica o cliente, e pergunta em sequência: Status (1-5) → Responsável (1-3 ou 0) → Data de término (20/06, "amanhã", "+7", ou "pular"). Resumo final com link.

Modo rápido

/task subir criativos da Catia | 3 | 2 | +5

Tudo numa linha só. Cria com status "Em andamento", responsável Josânia, entrega daqui 5 dias. Os pipes | separam: descrição | status | responsável | data.

01.7As 5 Regras de Ouro

01
Se não está no ClickUp, não aconteceu.

Registre o trabalho. É o que dá visibilidade pra toda a equipe.

02
Mantenha o status atualizado.

Comecei → Em andamento. Terminei minha parte → Em revisão. Aprovado → Concluído.

03
Backlog é o filtro.

Não jogue tudo em "A fazer". Só vai pra "A fazer" o que tem prazo e vai sair.

04
Atribua responsável e prazo.

Task sem dono e sem data é task que ninguém faz.

05
Toda task de cliente tem o campo Cliente preenchido.

Sem isso, ela some dos filtros e some do radar da equipe.

02 · Por Função

GESTOR DE TRÁFEGO

02 / 07

Josânia · gestora de tráfego. O dia a dia rola majoritariamente na lista Ongoing (Clientes) filtrada por Área = Tráfego ou Responsável = você. Em lançamentos, em Lançamentos (Clientes).

02.1Onde você trabalha

PRINCIPAL

Ongoing (Clientes)

Filtre Área = Tráfego ou Responsável = você. Sua fila principal.

EM LANÇAMENTOS

Lançamentos (Clientes)

Suas fases: Captação, Aquecimento, Evento, Vendas, Entrega.

EM CLIENTE NOVO

Onboarding (Clientes)

Fase 2 (Auditoria & Setup Técnico) e Fase 4 (Ativação).

02.2Sua rotina recorrente

Cada cliente ativo tem estas tasks recorrentes atribuídas a você na Ongoing:

Revisão Diária de Orçamento e Performance
Diária
Revisar orçamento e performance. Ajustar lances/segmentação, registrar observações.
Otimização Semanal · Distribuição de Conteúdo / Perpétuo
Semanal
Otimizar campanhas de distribuição e funis perpétuos. Revisar criativos, públicos, KPIs.
Otimização Mensal · Fora do Gerenciador
Mensal
Checklist: produtos mais vendidos, testar checkout, Clarity/Hotjar, velocidade da página, cliente oculto, novas referências.
Pensar em novas Ideias ao Projeto
Mensal
Propor novas estratégias pro cliente (e-mail mkt, ferramentas, fidelização, novos formatos).

02.3Como tocar suas tasks

  1. De manhã, abra sua view "Minha semana" (Filter Responsável = você).
  2. Ao começar uma task → mude pra Em andamento.
  3. Se precisa de aprovação do Amir/cliente (ex: novo criativo, mudança grande de verba) → Em revisão.
  4. Terminou e está aprovado → Concluído.
  5. Ideias que surgem mas não são pra agora → crie em Backlog ou via /task no WhatsApp.

02.4Em Lançamentos · timeline ancorada no Dia D

Fase 01 D-50 → D-38 Preparação

Estrutura, públicos e criativos

Estrutura de campanhas, públicos personalizados/LAL, tracking, conferência de criativos.

Fase 02 D-37 → D-15 Captação

Subir campanhas (Quente + LAL)

Dashboards, escala, conferência. Início do funil.

Fase 03 D-14 → D-1 Aquecimento

Campanhas de Lembrete

Normal e Coca, frequência alta nos dias finais.

Fase 04 D+1 → D+3 Evento

Acompanhamento ao vivo

Manychat, validação de disparos, leads SV em tempo real.

Fase 05 D+3 → D+8 Vendas

Carrinho aberto · Replay

Pausar captação. Mensagens de carrinho aberto e replay.

Fase 06 D+9 → D+12 Entrega

Voltar Distribuição · Higienização

Reativar campanhas perenes, limpar listas e arquivos.

Fase 07 D+13 → D+16 Debriefing

Análise do lançamento

Apoia o Amir/Estrategista com dados pra Planilha de Debriefing.

03 · Por Função

SUCESSO DO CLIENTE

03 / 07

Mariana · ponte entre a operação interna e o cliente. Mantém o cliente informado, alinhado e satisfeito. Trabalha principalmente em Ongoing (Clientes) filtrada por Área = Sucesso do Cliente.

03.1Sua rotina recorrente

Relatório Semanal de Performance e Operação
Semanal
Processo de 6 passos (ver abaixo). Entrega do relatório completo via WhatsApp.
Enviar Mensagem Semanal de Resumo da Semana
Semanal
Mensagem ao cliente: principais entregas, resultados, próximos passos.
Solicitar Feedback de Leads e Resultados
Quinzenal
Pedir feedback sobre qualidade dos leads e resultados percebidos.
Reunião Mensal de Debriefing com o Cliente
Mensal
Alinhamento estratégico: resultados x objetivos, aprendizados, próximos 30 dias, bloqueios.
Enviar Pesquisa de Satisfação
Trimestral
NPS + comentários estruturados.

03.2O processo do Relatório Semanal · checklist

01
Coletar dadosÚltimos 7 dias via Metrifiquei.
02
Gerar relatórioClickUp Brain com prompt da lista Ongoing.
03
Análise estratégicaGemini com prompt mestre de Diretor de Estratégia.
04
Revisão humanaAjustar tom de voz e métricas.
05
Enviar via WhatsAppRelatório em texto + mensagem final.
06
FinalizaçãoMarcar Concluído no ClickUp.
04 · Por Função

DONO · ESTRATEGISTA

04 / 07

Amir veste três chapéus distintos no ClickUp. Cada um tem sua view, sua rotina, seu foco.

Chapéu 01 · Gestor

Visão geral e desbloqueio

View "Em revisão": seu painel mais importante. Tudo aqui está esperando você — tira da frente primeiro. É o gargalo.

Scanner semanal (sexta 9h): peça ao Claude. Lista atrasadas, paradas há +14d, sem responsável e em revisão há +3d.

Chapéu 02 · Estrategista

ICP · Estratégia · Reunião

Em cliente novo: Fase 3 do Onboarding — Mapeamento de ICP, Estratégia de Marketing, Reunião de Onboarding.

Em lançamentos: Reunião interna de Briefing (Preparação) e Planilha de Debriefing.

Chapéu 03 · Operação Geral

Jurídico · Financeiro · Páginas

Áreas que terão Spaces próprios conforme a operação for migrando (Comercial, Administrativo). Por ora, o que cair de Web/Administrativo no Onboarding é seu.

04.1Criar cliente novo

Peça ao Claude:

cria o cliente Fulano, evento de lançamento dia 30/09

O agente cria a estrutura completa (cadastro em Clientes Ativos + Onboarding + Ongoing em Backlog + opcionalmente Lançamento) com datas relativas e responsáveis pré-atribuídos. Você só revisa.

05 · Por Função

FUNÇÕES DE APOIO

05 / 07

Copywriter · Designer · Editor de Vídeo · Webdesigner. Geralmente freelancers/parceiros que entram em tasks específicas, principalmente em lançamentos e produção de conteúdo.

05.1Como você recebe trabalho

VIA ASSIGNEE

Atribuído direto

Você é colocado(a) como responsável da task. Ela aparece em "Minhas tasks" no seu ClickUp.

VIA CAMPO ESPECIALIZADO

Marcado por especialidade

Em campos como Copywriter, Designer, Editor de Vídeos. Sinaliza autoria, mesmo que o responsável principal seja outro.

05.2Onde aparece o seu trabalho

Principalmente em:

  • Lançamentos (Clientes) · Fase Preparação — Copy & Social (4 sub-tasks), Tech & Páginas (5 sub-tasks), criativos de captação/lembrete
  • Ongoing (Clientes) · tasks de Conteúdo

05.3Fluxo de trabalho

  1. Pegou a task → mude para Em andamento.
  2. Entregou → mude para Em revisão (Amir/gestor aprova).
  3. Não marque "Concluído" você mesmo — quem aprova fecha.

05.4Acesso

Como você é guest no ClickUp, o Amir precisa compartilhar as listas específicas com você. Você só vê o que foi compartilhado. Se não enxerga alguma lista que deveria, peça.

06 · Rotinas

RITUAIS

06 / 07

Três rituais sustentam a operação: o onboarding de cliente novo, o lançamento, e o scanner semanal de saúde.

06.1Onboarding de cliente novo · 5 fases · dias úteis

Fase 01 D+3 Amir

Setup Admin

Contrato, pagamento, acessos, grupo WhatsApp, ajustes no ClickUp.

Fase 02 D+5 Josânia

Auditoria & Setup Técnico

Auditoria de presença digital, tracking (Pixel/GA4/GTM), Meta & Google Ads, ajuste de páginas.

Fase 03 D+7 Amir

Estratégia

Mapeamento de ICP, estratégia de marketing, engenharia de conteúdo, Reunião de Onboarding com o cliente.

Fase 04 D+10 Josânia

Ativação

Ativar campanhas, teste A/B, infraestrutura de acompanhamento (Metrifiquei + dashboards).

Fase 05 D+12 Amir

Entrega & Transição

Documentação (D.I.R), ativar a rotina recorrente do Ongoing. Marca formal do fim do onboarding.

06.2Lançamento · 7 fases ancoradas no Dia D

Cada um cuida da sua parte (ver seção da função). O Amir abre o lançamento com a Reunião de Briefing e fecha com o Debriefing. Detalhes da timeline na seção Gestor de Tráfego.

06.3Scanner Semanal · toda sexta 9h

Amir (ou Claude) roda o scanner. Lista, em formato Markdown estruturado:

🔴

Atrasadas

Prazo vencido, status diferente de Concluído.

🟠

Paradas

Sem update há +14 dias.

🟡

Sem responsável

Task sem assignee.

🟣

Em revisão há +3d

Gargalo de aprovação.

Use na reunião de sexta pra ajustar a semana seguinte. Ignora tasks em Backlog e Concluído (não cobram).

07 · Apêndice

FAQ

07 / 07
Onde crio uma task nova de um cliente?
Na lista da natureza do trabalho (Ongoing pro dia a dia), preenchendo o campo Cliente. Ou via /task no WhatsApp.
Comecei a fazer — e agora?
Mude o status pra Em andamento. Sempre. Isso mantém o time alinhado em tempo real.
Terminei minha parte, precisa de aprovação.
Em revisão. Não marque Concluído — quem aprova fecha.
Tenho uma ideia mas não é pra agora.
Backlog. Não polua o "A fazer".
Não consigo me atribuir / não vejo uma lista.
Você é guest e a lista não foi compartilhada com você. Peça ao Amir.
Como vejo só o que é meu?
Filter → Responsável = você. Salve como View pra acessar com 1 clique.
O bot do WhatsApp parou de responder.
Roda 24/7 no Cloudflare Worker. Se parar, pede ao Amir verificar (provavelmente Z-API desconectada ou token vencido).